Deze wikiHow leert je hoe je de bestanden van je computer organiseert door een archiveringssysteem uit mappen te maken.
Stappen
Een deel een van 3: Opzetten
- een Begrijp de terminologie van uw archiveringssysteem. Er zijn drie belangrijke termen waarmee u vertrouwd moet zijn voordat u uw archiveringssysteem maakt:
- het dossier - Een afzonderlijk item, zoals een foto of een document.
- Map - Een opslagcontainer die wordt gebruikt om bestanden of andere mappen te bewaren.
- Submap - Een map in een map.
- 2 Bepaal welke bestanden u moet organiseren. Uw computer heeft al een ingebouwde bestandsbeheerder (Bestandsverkenner op Windows, Finder op Mac) die uw bestanden in verschillende mappen organiseert, dus uw archiveringssysteem zou moeten zijn voor zaken als veelgebruikte bestanden, items die u gescheiden wilt houden van de rest van de bestanden op uw computer en tijdelijke projectbronnen.
- Als u probeert om de volledige inhoud van de standaardmap van uw computer naar uw archiveringssysteem te verplaatsen, werkt uw computer (of specifieke programma's) mogelijk niet meer correct.
- 3 Kies een locatie voor uw archiveringssysteem. De gemakkelijkste plaats om een archiveringssysteem te maken is het bureaublad, omdat het plaatsen van uw archiveringssysteem de toegang tot uw bestanden gemakkelijker maakt dan wanneer u deze in een andere map op uw computer plaatst.
- Als u uw archiveringssysteem liever in een vooraf geïnstalleerde map plaatst (bijvoorbeeld de map Documenten), moet u er rekening mee houden dat u naar die map moet navigeren om het archiveringssysteem elke keer dat u het wilt gebruiken te openen.
- 4 Gebruik uw archiveringssysteem niet voor programma's. In Windows bieden veel programma's u de optie waar u ze wilt installeren. Tenzij u een draagbaar programma installeert (bijv. Een programma dat overal op uw computer of een flashstation kan worden uitgevoerd), moet u tijdens de installatie altijd het standaardinstallatiepad van het programma gebruiken.
- Als u niet het juiste installatiepad gebruikt, kan dit leiden tot programmafouten op de lange termijn.
- Mac-computers bieden u geen optie om een ander installatiepad te bepalen.
Een deel 2 van 3: Het archiveringssysteem maken
- een Begrijp hoe u mappen op uw computer maakt. U kunt een nieuwe, lege map maken en deze een naam geven op zowel Windows- als Mac-computers:
- ramen - Klik met de rechtermuisknop op een lege ruimte, selecteer Nieuw , Klik Map , typ de naam van uw map en druk op ↵ Enter .
- Mac - Ga naar een locatie waar u een map wilt maken, klik op het dossier , Klik Nieuwe map , typ de naam van uw map en druk op ↵ Enter .
- 2 Vergeet niet om intuïtieve labels voor uw mappen te gebruiken. In plaats van uw mapnamen af te korten of straattaal te gebruiken, moet u voor elke map een beknopte, beschrijvende naam typen.
- Uw documentenmap moet bijvoorbeeld de naam 'Documenten' of iets dergelijks hebben, niet 'Documenten'.
- Een goede vuistregel is om uw mappen te labelen alsof u een archiveringssysteem maakt zodat iemand anders zonder hulp kan navigeren.
- 3 Ga naar de map waarin u uw archiveringssysteem wilt maken. Als u uw archiveringssysteem op het bureaublad maakt, zorg er dan voor dat u aanwezig bent voordat u doorgaat.
- Windows-gebruikers kunnen het archiveringssysteem niet maken in de app Deze pc (of Deze computer).
- 4 Maak een basismap. Dit is de map waarin de mappen van uw archiveringssysteem terechtkomen, dus noem het zoiets als 'Bestanden' of 'Mijn archiveringssysteem'.
- 5 Open de basismap. Dubbelklik op de basismap om dit te doen.
- 6 Maak een 'Tijdelijke' map. Dit is de map waarin u bestanden opslaat die niet per se langer dan een paar dagen hoeven te worden bewaard (bijv. Bestanden voor een project waaraan u werkt).
- De map 'Tijdelijke' moet zich altijd direct in de basismap bevinden, zodat u deze gemakkelijk kunt openen.
- 7 Maak een map voor elke categorie documenten die u wilt organiseren. Beschouw categoriemappen als de 'lades' van de archiefkast. Deze stap is afhankelijk van uw behoeften, maar uw benodigde mapnamen kunnen enkele of alle van de volgende items bevatten:
- Documenten
- Muziek
- Afbeeldingen
- Videos
- Werk
- 8 Maak submappen voor uw categoriemappen. Open een categoriemap en maak er vervolgens een map in die als subcategoriemap dient. Dit zal uw bestanden verder scheiden.
- Als uw categoriemap bijvoorbeeld het label 'Documenten' heeft, heeft u mogelijk drie submappen met de naam 'Word-documenten', 'PDF's' en 'Spreadsheets'.
- U kunt dit proces ook herhalen met submappen: open een submap en maak er vervolgens een map in.
- U kunt submappen zien als de archiefenveloppen die worden gebruikt in een archiefkastlade (waarbij de categoriemap de lade is).
- 9 Verplaats bestanden naar uw archiveringssysteem. Nu u het raamwerk voor uw bestanden heeft, moet u beginnen met het verplaatsen van zaken als documenten, afbeeldingen, muziek, video's enzovoort naar de juiste mappen in het archiveringssysteem. De eenvoudigste manier om dit te doen, is door op de bestanden te klikken en ze naar de benodigde mappen te slepen.
- Op een Windows-computer kunt u de bestanden selecteren die u wilt verplaatsen, druk op Ctrl + X om de bestanden te kopiëren en te verwijderen, ga dan naar de maplocatie en druk op Ctrl + V om in de bestanden te plakken.
- 10 Maak verborgen mappen indien nodig. Als u bestanden heeft die u privé wilt houden, kunt u deze in een verborgen map verbergen en vervolgens de weergave van verborgen mappen op uw computer uitschakelen. Dit voorkomt dat de toevallige snooper uw gevoelige informatie tegenkomt.
- Houd er rekening mee dat sommige indexeringsprogramma's de map nog steeds laten zien als deze verborgen is.
Een deel 3 van 3: Uw archiveringssysteem onderhouden
- een Maak regelmatig een back-up van uw archiveringssysteem. Dit is erg belangrijk, omdat dit ervoor zorgt dat uw bestanden altijd kunnen worden opgehaald en dat uw computer overzichtelijk blijft. De gemakkelijkste manier om een back-up van uw archiveringssysteem te maken, is door het te selecteren en op te drukken Ctrl + C (Windows) of ⌘ Command + C (Mac), open een externe harde schijf of flashstation en plak het archiveringssysteem daar door op te drukken Ctrl + V (Windows) of ⌘ Command + V (Mac). U kunt dan de map van het archiveringssysteem hernoemen naar de datum van de back-up.
- U kunt uw archiveringssysteem ook uploaden naar een cloudopslagservice zoals Google Drive, iCloud Drive, OneDrive of DropBox.
- Zorg ervoor dat u systeemback-ups minstens een jaar bewaart. Dit zorgt ervoor dat, zelfs als uw computer is gecompromitteerd of als u een bestand verwijdert waarvan u dacht dat u het niet nodig had, u toegang kunt krijgen tot de back-up om de meest recente versie te herstellen.
- 2 Stel regels op voor jezelf. Uw archiveringssysteem houdt u alleen zo georganiseerd; Als u optimaal gebruik wilt maken van de organisatorische capaciteit van uw systeem, moet u uw eigen regels volgen om het te gebruiken. Enkele goede regels om te houden zijn onder meer:
- Sla nooit losse bestanden op in een map die ook submappen bevat.
- Maak de map 'Tijdelijk' minimaal één keer per week leeg.
- Vermijd het verwijderen van documenten, ontvangstbewijzen of andere mogelijk nuttige items, zelfs als u denkt dat ze niet langer bruikbaar zijn.
- Houd niet vast aan verlopen of nutteloze bestanden.
- Maak eens per week een back-up van uw archiveringssysteem.
- 3 Verwijder de onnodige bestanden van uw archiveringssysteem. Naarmate de tijd verstrijkt, zal een deel van de inhoud van uw archiveringssysteem steevast verouderd, overbodig of anderszins niet nodig zijn om te bewaren. Hoewel u misschien het gevoel heeft dat u deze bestanden moet bewaren 'voor het geval dat', is het beter om ze te verwijderen en rommel vrij te maken dan om ze vast te houden.
- Als u regelmatig een back-up van uw archiveringssysteem maakt op een harde schijf of een cloudopslagdienst, doet u dit na een back-up van het archiveringssysteem.
- Als u de onnodige bestanden van uw archiveringssysteem verwijdert terwijl u ze opslaat in een back-up, zorgt u ervoor dat u er nog steeds toegang toe hebt als dat nodig is, terwijl het archiveringssysteem van uw computer strak blijft.
- 4 Denk eraan om nieuwe bestanden rechtstreeks op uw archiveringssysteem op te slaan. Wanneer u documenten maakt of bestanden downloadt, heeft u meestal de mogelijkheid om de locatie te kiezen waar u ze opslaat; terwijl de meeste programma's een standaardmap ergens op uw computer gebruiken als u geen specifieke locatie selecteert, kunt u ervoor kiezen om de items in uw archiveringssysteem op te slaan door te klikken op Opslaan als of Bladeren en vervolgens naar de map van het archiveringssysteem gaan die u wilt gebruiken.
- Meestal gebruikt u de Opslaan als optie bij het opslaan van een document vanuit een programma (bijv. een Microsoft Word-document), terwijl voor bestanden die u vanuit uw webbrowser downloadt, u meestal een map moet selecteren of moet klikken op Bladeren ... .
- 5 Hernoem bestanden om visuele rommel te verminderen. Standaard hebben de meeste gedownloade bestanden eigen namen. U kunt deze bestanden hernoemen om uw eigen bewoordingen te gebruiken om de visuele presentatie van uw archiveringssysteem op te schonen:
- ramen - Klik met de rechtermuisknop op een bestand, klik op Hernoemen typ in het vervolgkeuzemenu de naam van het bestand in en druk op ↵ Enter .
- Mac - Klik eenmaal op het bestand, druk op de ⏎ Keer terug toets, typ de naam van het bestand in en druk op ⏎ Keer terug .
- 6 Maak er een gewoonte van om uw archiveringssysteem te gebruiken en te onderhouden. Net als al het andere vereist het zo veel mogelijk gebruiken van uw archiveringssysteem oefening en consistentie. Als u eraan denkt om uw archiveringssysteem elke dag te gebruiken, eraan wennen uw bestanden erin te vinden en te gebruiken, en uw archiveringssysteem consequent op te ruimen als u er klaar mee bent, zal uw computer in een mum van tijd overzichtelijk zijn. Advertentie
Community Q&A
Zoeken Nieuwe vraag toevoegen- Vraag Wat is het verschil tussen een submap en een bestand? Een submap is een map in een andere map, die wordt gebruikt voor het organiseren en opslaan van bestanden. Een bestand is een item in de map.
- Vraag Hoe voeg ik een nieuw bestand toe aan een map? Nadat u de map hebt gemaakt, kunt u ofwel a) bestaande bestanden van andere locaties naar uw nieuwe map verplaatsen, of b) nieuwe bestanden direct in de nieuwe map opslaan tijdens het opslaan.
- Vraag Wat is de beste manier om e-mails te archiveren voor een archiveringssysteem? Veel e-mailservers gebruiken een archiveringssysteem dat lijkt op dat van een computer. Als ik mijn e-mails in mappen wil sorteren, overweeg ik welke categorieën e-mails ik doorgaans ontvang. Denk aan marketing, nieuwsbrieven, gesprekken, e-ontvangstbewijzen en belangrijke documenten. Maak een map voor elk van de categorieën die u nodig heeft, en verplaats e-mails naar de mappen. Bij veel e-mailsystemen kunt u ook 'markeren als gelezen', wat u misschien wilt doen voor e-mails die u niet altijd hoeft te openen om te weten in welke categorie ze vallen.
- Wat is een efficiënt archiveringssysteem waarin ik grote documenten kan opslaan? Antwoord
Advertentie
Steun de educatieve missie van wikiHow
Bij wikiHow werken we er elke dag hard aan om je toegang te geven tot instructies en informatie die je zullen helpen een beter leven te leiden, of het nu gaat om je veiliger, gezonder of om je welzijn te verbeteren. Temidden van de huidige volksgezondheid en economische crises, wanneer de wereld dramatisch verandert en we allemaal leren en ons aanpassen aan veranderingen in het dagelijks leven, hebben mensen wikiHow meer dan ooit nodig. Uw steun helpt wikiHow om meer diepgaande geïllustreerde artikelen en video's te maken en om ons vertrouwde merk van educatieve inhoud te delen met miljoenen mensen over de hele wereld. Overweeg om vandaag nog een bijdrage te leveren aan wikiHow.
