Een reservering van 10 of meer hotelkamers telt als een 'blok'. Blokreserveringen zijn handig voor bruiloften en andere grote evenementen waar veel mensen van buiten de stad zullen reizen. Om uw blok te creëren, moet u het aantal kamers dat u nodig heeft vastleggen, evenals uw reserveringsdatums. Bel vervolgens de hotels die u heeft gekozen en bespreek de reserveringsvoorwaarden. Als alles is geregeld, stuur dan alle gegevens naar uw gasten zodat ze kunnen reserveren. Uw gasten zullen u waarschijnlijk bedanken voor het besparen van tijd en geld door blokafspraken te maken.
Stappen
Een deel een van 3: Uw reserveringsgegevens verzamelen
- een Bepaal hoeveel kamers u nodig heeft. Bekijk uw gasten- of bezoekerslijst en tel hoeveel mensen zullen reizen door van buiten de stad te reizen. Schat in dat elk van deze personen een aparte kamer nodig heeft. Als je een gezin op je lijst ziet staan, probeer dan te raden hoeveel kamers ze nodig hebben. Het is zelfs nog beter als u kunt aangeven hoeveel eenpersoonsbed, tweepersoonsbed, koningin, koning of anderszins, kamers u nodig heeft.
- 2 Ken de datums voor uw reservering. Bedenk voordat u begint met het onderzoeken of opvragen van tarieven, hoe lang uw reizigers nodig hebben om in een hotel te verblijven. Het is over het algemeen het beste om een blok kamers te reserveren voor de vroegste aankomsten tot de laatste vertrekken. Houd er rekening mee dat hotels over het algemeen aarzelen om kamerblokken toe te staan voor één weekendnacht.
- Als uw bruiloft bijvoorbeeld op een zaterdag valt, moet u waarschijnlijk van donderdag tot en met maandag kamers reserveren.
- 3 Kies meerdere hotels met verschillende prijspunten. Nadat u een idee heeft over individuele tarieven, kunt u uw hotelopties beperken tot slechts 2-3 keuzes. Probeer na te denken over uw gasten en hun budgetbeperkingen of persoonlijke voorkeuren. Selecteer hotels die ze comfortabel maken en die betaalbaar zijn. Advertentie
Een deel 2 van 3: De reservering maken
- een Bel de geselecteerde hotels om de bloktarieven te bespreken. Nu u een basisrente in uw hoofd heeft, kunt u opnieuw contact opnemen met de hotels die u heeft gekozen. Praat deze keer met hen over het reserveren van een blok kamers voor je geplande data. De reserveringsagent zal hopelijk bevestigen dat zij het door u gewenste aantal kamers beschikbaar hebben. Vergelijk vervolgens zorgvuldig de blokprijs met de solokamerprijs van eerder.
- Als de blokprijs te hoog is, vertel de agent dan over uw eerdere onderzoek en vraag om een lager tarief. Wees beleefd, maar ga nergens mee akkoord totdat u tevreden bent met het vermelde tarief.
- Je wilt het reserveringsproces ergens 3-8 maanden voor je evenement starten. Hierdoor hebben zowel uw gasten als het hotel alle tijd om afspraken te maken.
- 2 Informeer naar regels of beperkingen voor kamerblokkering. Als u met de reserveringsagent praat, vraag hem dan om alle regels met betrekking tot uw kamerblok te spellen. In sommige gevallen kunnen hotels extra kosten in rekening brengen voor bepaalde voorzieningen of voor laat inchecken. Kijk of u een aanbetaling moet doen om de reservering te garanderen. Vraag van tevoren of een bepaald aantal kamers gereserveerd moet worden om het blok te behouden.
- U wilt ook goed controleren of uw gasten hun eigen kamerreserveringen kunnen maken. Vraag of ze een bepaalde code moeten gebruiken of dat ze een bepaald hotelnummer moeten bellen.
- Om het blok vast te houden, eisen hotels meestal dat 80% van de kamers van het blok binnen een vooraf bepaalde deadline is gereserveerd.
- 3 Vraag een comp room aan. Veel hotels bieden de organisator van een evenement gratis een kamer aan. Zij zullen de kamer ‘samenstellen’ voor het hele verblijf of voor een deel ervan. Dit is nog waarschijnlijker als u de bruid of bruidegom bent die kamers voor uw bruiloft boekt. Als het hotel je kamer niet kan samenstellen, vraag hen dan welke voordelen ze je misschien kunnen geven in ruil voor het boeken.
- Een hotel kan bijvoorbeeld een gratis upgrade voor uw kamer of vouchers voor het hotelrestaurant aanbieden.
Een deel 3 van 3: De uiterste datum naleven
- een Kies een einddatum voor de reservering. Hotels vereisen meestal dat je een datum 2-3 weken buiten je evenement kiest om te dienen als afsluiting voor blokreserveringen. Hierdoor kan het hotel die niet-geboekte kamers vrijgeven zodat andere mensen kunnen reserveren. Kies een datum waarop uw gasten ruim de tijd hebben om een hotelkeuze te maken. Vertel het verder over de sluitingsdatum en waarschuw uw gasten dat ze waarschijnlijk de volledige prijs zullen moeten betalen als ze deze missen.
- 2 Vertel uw gasten zo snel mogelijk over het kamerblok. Zet de volledige boekingsinformatie op de website van het evenement. Stuur een e-mail met de details. Bel mensen persoonlijk en vertel ze over de boeking. Stuur voor een bruiloft een reserveringskaart mee met uw uitnodiging.
- 3 Houd contact met uw hotels naarmate het evenement dichterbij komt. Bel elke week of zo de door u gekozen hotels om te zien hoe het blok vol raakt. Als de deadline nadert en het blok nog steeds leeg is, moet u mogelijk een extra herinnering naar uw gasten sturen. Een eenvoudige massa-e-mail die iedereen eraan herinnert om voor een bepaalde deadline te reserveren, volstaat meestal.
- Veel hotels geven u op verzoek ook een specifieke lijst van wie er in het blok heeft gereserveerd.
Community Q&A
Zoeken Nieuwe vraag toevoegen Stel een vraag 200 tekens over. Voeg uw e-mailadres toe om een bericht te ontvangen wanneer deze vraag is beantwoord. VerzendenAdvertentie
Tips
- Controleer of uw hotel een pendeldienst biedt. Dit is een voorziening die uw gasten kunnen waarderen als het evenement relatief dicht bij het hotel plaatsvindt.
Advertentie Dien een tip in Alle inzendingen van fooien worden zorgvuldig beoordeeld voordat ze worden gepubliceerd. Bedankt voor het indienen van een tip ter beoordeling!
Waarschuwingen
- Weet wat de in- en uitchecktijden zijn en geef deze informatie door aan uw gasten.
